Ti råd for mer åpenhet

– Etter valget vil 356 kommuner få ny ledelse. De skal i fire år gjøre en svært viktig jobb for innbyggerne. Det vil bli debatt om mange saker og prioriteringer. Da er åpenhet helt avgjørende. Pressens offentlighetsutvalg har sendt en åpenhetsplakat til alle landets kommuner. Her minner vi om at åpenhet og innsyn i kommunens arbeid er både en plikt og en nødvendighet. POU inviterer kommunene til å rådføre seg med oss, om de har spørsmål om åpenhet og innsyn sier leder i Pressens offentlighetsutvalg, Tron Strand.

Her er de ti rådene:

1.     VÆR ÅPEN

Vær tilgjengelig for intervjuer og kommentarer, gi ut mest mulig informasjon, også i «negative saker» for kommunen.

2.     TILRETTELEGG FOR ÅPENHET

Kommunen plikter etter Grunnloven å legge til rette for åpenhet. Gjør det enkelt å få innsyn og å følge møter i folkevalgte organ. Ikke lukk flere saker enn nødvendig, husk at man må ha lovhjemmel for å lukke møter.

3.     SKAP ENGASJEMENT

Åpenhet skaper engasjerte borgere og bedre avgjørelser. Sørg for at alle politikere og ansatte i kommunen er godt kjent med kommunelovens regler om møteoffentlighet og offentlighetslovens bestemmelser om dokumentoffentlighet,

og at de forstår verdien av åpenhet.

4.     LIKEBEHANDLE MEDIENE

Sørg for at alle medier får lik tilgang til dokumenter og informasjon.

5.     TILRETTELEGG FOR YTRINGSFRIHET

Offentlig ansatte har mye kunnskap om sine fagområder. Gi klart uttrykk for at du ønsker og forventer at ansatte deler av denne og deltar i den offentlige debatten, også der dette innebærer kritikk av kommunen.

6.     TILRETTELEGG FOR VARSLING

Sikre deg at dere har gode rutiner for varsling, både skriftlig og i praksis. Gjør det klart at du forventer at ansatte sier ifra om mulige kritikkverdige forhold i din kommune. Vær tydelig på at varsling er et virkemiddel for at samfunnet skal bli kjent med vesentlig informasjon, og at kritikk og varsling ikke skal føre til negative sanksjoner.

7.     HA GOD OG SYNLIG DOKUMENTASJON

Forsikre deg om at kommunen journalfører alle dokumenter raskt og senest innen tre virkedager. Sørg for systemer som gjør at all arkivverdig e-post, SMS, kommunikasjon på sosiale medier og andre plattformer utenfor kommunes ordinære saksbehandlingssystem, registreres og arkiveres.

8.     SVAR RASKT

Sørg for at innsynskrav som hovedregel behandles samme dag og senest innen tre virkedager, og at klager over avslag avgjøres raskt. Det er viktig at innsyn gis når saken er aktuell.

9.     UNNGÅ ULOVLIG HEMMELIGHOLD

Utrygghet om jussen kan føre til at kommunen hemmeligholder mer enn det er hjemmel for i loven. Sørg for jevnlig kursing og veiledning i offentlighetsloven. Unngå at den som skal vurdere innsyn har egeninteresser i at dokumentet unntas fra offentlighet.

10.   KONTAKT PRESSENS OFFENTLIGHETSUTVALG

Pressens offentlighetsutvalg hjelper deg gjerne hvis du står fast.

Ta kontakt med leder Tron Strand (tron.strand@bt.no / 91 32 88 63 eller Kristine Foss kristine.foss@presse.no / 48 11 02 68).